「断りたいけど、感じよく書けない」「謝りのメールを何度も書き直してしまう」。そんな書きにくいメールこそ、AIの得意分野です。この記事では、AIチャットにメールの下書きを頼むときのコツを、例文つきで紹介します。
AIに任せるとラクになるのは「気をつかう文章」
AIは、言いたいことの中身を考えるのは苦手でも、決まった中身を、ちょうどいい丁寧さの文章に整えるのは得意です。特に次のような場面で力を発揮します。
- 依頼を断る、日程の変更をお願いする
- ミスや遅れをお詫びする
- 催促する(返事がほしい、支払いがまだ)
- 初めての相手に連絡する
逆に、何を伝えるかはあなたにしか決められません。ここを曖昧にしたまま頼むと、それらしいけれど中身のないメールができてしまいます。
頼む前に、材料を3つそろえる
下書きを頼む前に、次の3つをメモしておくと失敗が減ります。
- 相手と関係: 取引先の担当者、上司、学校の先生、友人など。初めてか、何度もやり取りしているか。
- 伝えたい結論: 「今回はお断りする」「納期を3日延ばしてほしい」など、1文で言える形にします。
- 気をつけたい点: 「今後もお付き合いは続けたい」「言い訳っぽくしたくない」など、気持ちの面の希望です。
頼み方の型
材料がそろったら、次のように頼みます。
取引先の担当者(何度かやり取りあり)へのメールを書いてください。 結論: 来月の打ち合わせへの参加はお断りしたい。 理由: 同じ日に別の予定がある(詳しくは書かなくてよい)。 希望: 今後も協力したい気持ちが伝わるように。代わりの日程を2つ提案したい(15日・18日の午後)。 長さ: 5〜7行くらい。件名もつけてください。
ポイントは、結論・理由・希望・長さを分けて書くことです。できあがったら、「もう少しくだけた感じで」「謝る言葉は1回だけに」のように、気になるところを言葉で伝えて直してもらいましょう。2〜3案を出してもらい、良いところを組み合わせるのもおすすめです。
送る前に必ず確かめたい4つのポイント
AIの下書きは、そのまま送らずに次の点を確かめてください。
- 事実が合っているか: 日付・曜日・金額・名前は、AIが勝手に補ったり間違えたりすることがあります。特に曜日は要注意です。
- 約束していないことを書いていないか: 「すぐに対応いたします」「無料で」など、あなたが言うつもりのない約束が入り込むことがあります。
- 丁寧すぎないか: AIは謝罪やお礼を重ねがちです。かえって不自然に見えるので、くどい部分は削りましょう。
- 自分の言葉になっているか: 親しい相手ほど、いつもの言い回しに直すと気持ちが伝わります。
入れない方がいい情報
相手の個人的な事情や、社外秘の内容、他人の連絡先などは、AIに入れない方が安全です。名前は「Aさん」、会社名は「取引先」のように置き換えても、下書きの質はほとんど変わりません。どこまで入れてよいかは、当サイトの「AIに入れていい情報・ダメな情報」も参考にしてください。
まとめ
- AIは「決まった中身を、ちょうどいい丁寧さに整える」のが得意です。
- 頼む前に相手・結論・気をつけたい点をそろえ、結論・理由・希望・長さを分けて伝えましょう。
- 送る前に、事実・約束・丁寧さ・自分らしさの4点を確かめます。
- 個人的な情報は、置き換えてから入れると安心です。
書きにくいメールに使う時間が減れば、そのぶん中身を考える余裕が生まれます。まずは1通、気の重いメールから試してみてください。